第一章  总则

第一条  为了加强学校档案工作，充分发挥档案在学校招生、教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学生、学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》和《高等学校档案管理办法》等规定，结合学校实际，特制定本办法。

第二条  学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校档案记录和反映学校建立、建设与发展的历史过程，是学校师生员工的劳动成果和智慧结晶，具有十分重要的参考价值和凭证作用。

第四条  学校档案工作是办好学校的重要基础工作，是提高学校管理水平，为招生、教学、科研、管理服务的重要条件，学校应加强对档案工作的领导和管理。

第五条  全校各单位和个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

第二章  档案管理体制和机构

第六条  学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第七条  档案（校史）馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是负责保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构，接受国家和北京市档案管理部门的监督、检查和业务指导。

第八条  学校各单位的档案工作，由一名负责人分管，纳入工作计划，并配备档案员，负责档案的收集、整理、保管和归档工作。

第三章  职责和任务

第九条  学校的档案工作实行统一规划，统筹协调，集中管理与分散管理相结合的原则，学校档案（校史）馆对全校档案工作实行监督、检查和指导。

（一）档案（校史）馆的职责和任务：

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，做好档案宣传、教育活动，提高全校教职员工的档案意识；

2.制定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

3.指导和协调各单位各类档案的收集、征集、整理和组卷工作；并负责接收（征集）、分类、鉴定、统计、保管、保护、开放和利用学校各类档案及有关资料，做好档案资料的利用服务工作；

4.严格执行保密制度，保守档案秘密；

5.做好档案保护和各类档案库房的安全保管工作；

6.加强档案信息化建设和电子文件归档工作；

7.负责对全校档案员业务培训工作；

8.开展档案学术研究和交流活动，不断提高档案工作人员素质和档案工作管理水平；

9.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等各项工作提供服务。

（二）各单位负责人档案工作职责和任务：

1.认真学习、宣传并带头遵守、贯彻执行国家档案工作法令、法规和学校档案工作制度，严格保守档案秘密，坚持依法治档；

2.加强对本单位档案工作的领导，定期部署档案工作，将档案工作纳入工作计划和议事日程；

3.配备具有较好政治、业务素质的人员负责档案工作，并保持相对稳定；

4.认真听取档案工作汇报，及时解决档案工作中存在的问题和困难，对人员、设备、经费提供必要保证；

5.检查本单位档案工作人员履职情况，保证移交归档工作的按时完成和归档案卷质量。

第四章  档案管理

第十条  学校档案包括党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产和科技开发、出版物、外事、财会等各种门类和载体档案。

第十一条  学校实行对纸质档案材料和电子档案材料“双套制”归档管理。

第十二条  学校实行档案材料的形成单位、课题组立卷的归档制度，学校各单位应依法归档，定期向档案（校史）馆移交，由档案（校史）馆实行集中统一管理，任何人不得拒绝归档或将档案据为己有。

第十三条  学校档案归档依照《奔驰宝马游戏电玩城文书档案管理办法》（京联发〔2018〕41号）、《奔驰宝马游戏电玩城文书档案材料归档范围及保管期限表》及学校各类档案管理细则的相关规定执行。

第十四条  档案的归档时间

文书档案在次年的6月底前完成归档，其中，科研项目（课题）档案在项目完成后两个月内归档；基建项目档案在项目完成后三个月内归档；财会档案在会计年度终了后，由财务处保管两年，期满后于次年六月底前归档。特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

第十五条  档案（校史）馆对所有馆（室）藏档案材料进行分类、编号、排架，编制检索工具。

第十六条  档案（校史）馆明确档案借阅权限，规范档案借阅管理，完善档案利用审批和登记手续，做好档案利用效果记录。

第十七条  档案（校史）馆对校内个人通过征集、代管等方式管理其在非职务活动中形成的重要档案材料。

第十八条  档案（校史）馆建立库房管理检查制度，严格库房管理，防火、防水、防潮、防盗、防震、防高温、防污染、防有害气体，落实安全责任制；定期检查馆（室）藏档案、资料的保管情况，发现隐患和突发情况，及时汇报并解决。

第十九条  档案（校史）馆采用有效的档案保护技术，防治档案的老化、破损、褪色、霉变和散失。

第二十条  档案（校史）馆严格涉密档案的管理，遵守国家和学校档案保密规定，准确划定档案密级，杜绝档案利用中失泄密现象的发生。

第二十一条  档案（校史）馆定期对档案的收集（接收）、整理、保管、利用、移出、鉴定、销毁以及馆（室）内各种数据情况进行检查和统计，并定期向上级档案行政管理部门报送学校档案工作有关情况。  

第二十二条  档案（校史）馆定期组织档案的鉴定和销毁工作。

第二十三条  档案（校史）馆加强对电子文件的归档和安全管理工作。

第二十四条  开展档案信息化建设，将档案信息化建设纳入学校整体信息化建设，逐步实现全校档案管理现代化和档案信息资源共享。

第二十五条  单位撤销、合并或部门人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走或销毁档案。

第二十六条  档案（校史）馆建立、健全档案工作各项管理制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责缺汲郾β碛蜗返缤娉氢识，提高档案管理水平。

第五章  档案的利用与公布

第二十七条  依照《中华人民共和国档案法》的规定，档案（校史）馆向学校以至社会开放属于开放范围的学校档案，提供档案的阅览、复制和摘录等利用服务。

第二十八条  对于涉及学校重大利益并已到保管期限仍不宜开放的档案，经学校批准，可以延期向全校和社会开放。 

第二十九条  属下列情况之一者，不得对外开放档案：

1.涉及国家秘密的；

2.涉及专利或者技术秘密的；

3.涉及个人隐私的；

4.档案形成单位规定限制利用的。

第三十条  社会组织和个人向学校移交、捐赠、寄存档案的，档案（校史）馆应妥善保管并提供无偿和优先利用服务，维护档案所有者的合法权益。如需要利用寄存在档案（校史）馆的档案，应当征得寄存者的同意。

第三十一条  持有合法证明的单位或个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的学校档案。境外组织或者个人利用学校档案的，按照国家和学校的有关规定办理。

第三十二条  档案（校史）馆是学校出具档案证明的唯一机构。

第三十三条  档案（校史）馆一般不提供重要或珍贵档案原件的借出服务，如有特殊需要，须经档案（校史）馆负责人批准，必要时报请校（院）领导审批。

第三十四条  档案（校史）馆根据学校和社会需要，做好档案资料的编研工作，为教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。

第三十五条  档案工作人员应热情服务，遵守保密制度，严格档案利用手续，做好档案开发和利用工作，满足学校、社会及个人各方面的需要。

第六章  档案工作人员和经费

第三十六条  学校档案工作人员应当遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业，具备档案业务知识、相关科学文化知识及现代化管理水平。

第三十七条  档案（校史）馆工作日常经费列入学校预算，保证档案工作需求。

第三十八条  学校设立专项经费，开展档案信息化建设、馆舍建设和设备更新等工作。

第七章  库房与设备

第三十九条  档案（校史）馆配置符合档案管理要求的库房和阅档室，配备适宜档案安全保存和现代化管理、利用需要的技术设备，做到专室、专柜和专人保管档案。 

第四十条  档案库房应当符合《档案馆建筑设计规范》要求。库房应当具备“八防”安全防范措施和设施。学校对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，应当按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时改扩建或新建。

第八章  奖励与惩罚

第四十一条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰和奖励：

1.在档案的收集（征集）、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

2.在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

3.在档案学研究及档案史料研究工作中做出显著成绩的；

4.向档案（校史）馆捐赠重要、珍贵档案的；

5.同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十二条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的单位主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任，并按有关规定建立备案制度：

1.玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

2.违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；肆意泄露档案机密的；

3.缺汲郾β碛蜗返缤娉氢涂改、伪造档案的；

4.擅自出卖、赠送、交换档案的；

5.不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

6.其他违反档案法律法规行为的。

第九章  附则

第四十三条  本办法由校档案（校史）馆负责解释。

第四十四条  本办法自颁布之日起施行。